За да извлечете данни от текущия отчет, трябва да изберете тип на данните изчисление от отчета. За да бъде коректно изчислението, е необходимо да се избират само клетки от по-долно ниво или от същото ниво, но предхождащи текущата клетка.
За да се запише елемента в полето "описател" първо трябва да посочите параметрите, които го определят. Задаването на определящите параметри отново става в полето:
автоматично формиране на израз с "+" >>> с "-" >>>
При избора на едното от двете полета на екрана се появяват поредица от менюта, от които може да изберете параметрите - страна на отчета (лявата или дясната), ред (номерът на реда, който е зададен от потребителя) и колона (като пореден номер на колоната в отчета).
Пример: Текущ отчет е "Отчета за приходи и разходи". Задачата е да се извлекат данните за общо приходи и общо разходи от отчета, така, че стойността на Счетоводната печалба (общо приходи - общо разходи) да се запише автоматично в отчета на мястот на клетката.
Действията са следните:
1) Тъй като ще извличате данни от текущия отчет, избирате тип на данните "Изчисление от отчета".
2) В първото поле "с +" започвате последователния избор на параметрите за елемента, чиято стойност ще бъде "общо приходи". Отчетът за приходи и разходи е двустранен. За да изберете общо приходи, трябва да изберете дясната страна на отчета:
екран 3.3.а
3) От списъка с редове в дясната страна на отчета избирате реда "Бот1до9 Общо приходи (1+2+3+4+5+6+7+8+9)":
екран 3.3.б
4) следва да изберете колоната от отчета, в случая избирате първата колона "01 - текуща година":
екран 3.3.в
5) елемент, който се записва в полето "описател":
екран 3.3.г
6) За да се формира втория елемент, който трябва да се запише в описателя със знак "-", избирате второто поле "с -" на реда "автоматично формиране на израз". Следва да се определят параметрите по аналогичен начин, само, че се избира лявата страна на отчета и от редовете - реда "Аот1до9 Общо разходи (1+2+3+4+5+6+7+8+9)":
екран 3.3.д
7) отново избирате първата колона за текущата година и в резултат в полето описател автоматично се записва със знак минус и втория елемент:
екран 3.3.е
Следва да бъде зададено условие за стойността на израза, вижте: 3.5. Задаване на условие за стойността на израза